Wenn deine Website plötzlich nicht mehr erreichbar ist: Was du als KMU tun kannst

Stufe 1: Temporärer Ausfall (wenige Stunden bis maximal 48 Stunden)

Sofortmassnahmen (erste 2 Stunden)

• Status prüfen: Ist nur deine Seite offline oder der gesamte Anbieter? Nutze externe Dienste und die Statusseite des Hosters.
• Support kontaktieren: Frage nach Ursache und Dauer des Ausfalls.
• Kunden informieren: Nutze Social Media. Gib eine alternative E-Mail-Adresse an, damit Anfragen nicht verloren gehen.

Temporäre Lösungen (bis 48 Stunden)

• Notfallseite einrichten: Nutze einen externen Baukasten und leite deine Domain vorübergehend um.
• E-Mails sichern: Nutze die alternative Adresse. Verschiebe sensible Vorgänge.
• Vorbereitung: Prüfe dein Backup und sichere den Auth-Code deiner Domain.

Stufe 2: Mittelschwerer Ausfall (mehrere Tage bis 2 Wochen)

Entscheidungspunkt

Nach 48 Stunden musst du entscheiden: Ist ein Umzug schneller als das Warten? Wenn ja, beginne sofort:

Domain-Transfer starten

• Fordere den Auth Code vom aktuellen Anbieter an.
• Starte den Transfer zu einem neuen Anbieter (Dauer: 1 bis 5 Tage).
• Richte neue E-Mail-Konten ein. Entweder beim neuen Hoster oder einem. spezialisierten Dienst.

Website wiederherstellen

• Lade dein Backup auf den neuen Webspace.
• Teste die Website.
• Kündige den alten Vertrag erst, wenn alles stabil läuft.

Stufe 3: Permanenter Ausfall (Monate oder endgültig)

Erstfallmassnahmen

• Sofortiger Domain Transfer: Nur möglich, wenn du den Auth Code extern gesichert hast.
• Datenrettung: Du bist vollständig auf dein Backup angewiesen.
• Kommunikation: Informiere Kunden über die neue Domain und E-Mail-Adresse.

Dein Notfallplan - Anleitung für KMU

Ein Notfallplan verhindert, dass ein technisch harmloser Fehler zu einem geschäftlichen Ernstfall wird. Der Plan sollte klar dokumentiert, leicht zugänglich und im Unternehmen bekannt sein.

Dokumentation:

• Auth-Codes aller Domains, sicher und unabhängig vom Hoster gespeichert.
• Zugangsdaten zu Domain Registrar, Hosting, E-Mail Diensten und Backup-Speicher.
• Übersicht über alle laufenden Verträge, inklusive Kündigungsfristen.
• Liste aller Systeme und Dienste, die an die Website gekoppelt sind. Dazu gehören Formulare, CRM, Newsletter, Zahlungsanbieter oder Shop-Systeme.
• Notfallkontakte wie IT-Dienstleister, alternative Hoster, Verwaltungszugänge und interne Verantwortliche.

Verantwortlichkeiten:

• Eine Person für die technische Abwicklung, zum Beispiel Kontakt mit Hoster, Domain-Registrar und Backup-Verwaltung.
• Eine Person für Kundenkommunikation und Aktualisierungen auf Social Media.
• Eine Vertretung für beide Rollen, falls die Hauptverantwortlichen nicht verfügbar sind.
• Klare Entscheidungsregeln, zum Beispiel, ab wann ein Domain Transfer eingeleitet oder ein Notfall Hoster aktiviert wird.

Backup-Strategie:

• Tägliche Backups der Website und Datenbanken.
• Monatliche vollständige Backups als langfristige Sicherung.
• Speicherung der Backups an mindestens zwei unabhängigen Orten, nicht nur beim Hoster.
• Dokumentierte Anleitung zur Wiederherstellung, damit der Prozess auch von Vertretungspersonen durchgeführt werden kann.

Technische Vorbereitung:

• Eine minimal lauffähige Notfallversion der Website, die bei Ausfällen aktiviert werden kann.
• Zugang zu einem zweiten Hosting-Anbieter, der bei Bedarf sofort genutzt werden kann.
• Klare Übersicht über DNS-Einstellungen, damit sie im Ernstfall schnell geändert werden können.
• Klare Abläufe für Domain-Transfers, inklusive Prüfpunkt, ob Auth-Code aktuell sind.

Kommunikationsplan:

• Vorlagen für Kundeninformationen bei kurzen und langen Ausfällen.
• Klare Regeln, welche Kanäle genutzt werden, zum Beispiel E-Mail, Social Media oder ein zweites Kommunikationssystem.
• Alternative Kontaktwege bereitstellen, etwa eine unabhängige E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.
• Interne Kommunikation sicherstellen, damit alle Teams wissen, was passiert und wie sie auf Kunden reagieren sollen.

Regelmässige Tests:

• Einmal jährlich mindestens ein vollständiger Test, bei dem das Backup in eine Testumgebung eingespielt wird.
• Überprüfung der Auth Codes und Zugangsdaten.
• Aktualisierung der Dokumentation, sobald sich Hoster, Tools oder Systeme ändern.

Fazit

Ein Ausfall deiner Website ist immer kritisch, egal ob er nur wenige Stunden oder dauerhaft anhält. Entscheidend ist, dass du vorbereitet bist und je nach Schwere des Problems die richtigen Schritte einleitest. Bei kurzen Ausfällen reicht es, Kunden transparent zu informieren und eine Notfallseite einzurichten. Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, musst du den Umzug zu einem neuen Anbieter aktiv planen, damit dein Geschäft nicht stillsteht. Im schlimmsten Fall bist du vollständig auf deine externen Backups angewiesen und musst sofort handeln, um Domain und E-Mails zu retten.

Die wichtigste Erkenntnis: Trenne Hosting und Website-Creator. Wenn beide Dienste beim gleichen Anbieter liegen, bist du im Ernstfall doppelt betroffen. Mit getrennten Anbietern reduzierst du das Risiko erheblich. Sichere ausserdem deine Auth Codes und Backups extern und halte einen klaren Notfallplan bereit. So bleibst du auch in Krisensituationen handlungsfähig und schützt die Glaubwürdigkeit deines Unternehmens.